Shopware Bestellungen per Telefon? Wie Du richtig mit Telefonbestellungen verfährst

Shopware Bestellungen per Telefon? Wie Du richtig mit Telefonbestellungen verfährst

Claudia Wergin 24. September 2019 3

Lesezeit: ~ 7 Minuten

Wir kennen es alle: Es kann mal vorkommen, dass die Ursel Deinen schicken Teekocher in Deinem Shopware Shop gesehen hat, aber online gerade nicht bestellen kann. Daher greift sie zum Hörer, ruft Dich an und gibt Dir ihre eigentliche Online Shop Bestellung am Telefon durch.

Aber... was dann? Dann muss die Bestellung in den Online Shop eingepflegt werden. Wie Du das genau machst, zeige ich Dir in diesem Blogpost :-)

Schritt 1: Den Kunden im Shopware Backend anlegen

Am Telefon solltest Du schon alle relevanten Daten von Ursel aufgenommen haben, damit Du danach ganz in Ruhe die Bestellung aufnehmen kannst. Falls Du was vergessen haben solltest, kannst Du sie sicherlich nochmal anrufen und die noch benötigten Daten erfragen ;-)

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Im ersten Schritt öffnest Du Dein Shopware Backend und loggst Dich ein. Wir sehen, dass uns allseits bekannte Cockpit Deines Shopware Shops.

Dann fährst Du mit Deiner Maus über den dritten Reiter "Kunden". Danach kannst Du entweder direkt auf "Anlegen" oder auf "Kunden" und dann "Hinzufügen" klicken - das ist Jacke wie Hose, wie man so schön sagt. Beide Aktionen öffnen danach dasselbe Fenster.

Im Bild unter dieser Zeile siehst Du einmal die Kundenkartei und auch den Button "hinzufügen".

Bildschirmfoto 2019 09 23 um 19.27.13 1

Egal, für welchen Weg zu Dich entscheidest, beide führen nach Rom und es öffnet sich folgendes Fenster:

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Hier siehst Du nun die Kunden-Administration und das Formular was Du einmal mit den wichtigen Daten ausfüllen musst, um Ursels Kundenkartei anzulegen.

Wichtig sind hier Daten wie Name, Anschrift, Telefonnummer und Geburtsdatum, sowie Zahlungsart und die damit verbundenen Daten (, wenn z. B. SEPA-Lastschrift, PayPal oder Kreditkarte genutzt wird), die zur Verarbeitung der Bestellung benötigt werden.

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ACHTUNG, Hinweis: Denk bitte an die DSGVO! Ist Ursel eine Bestandskundin, hat also schon eine Kundenkartei in Deinem Online Shop, und bestellt mal am Telefon, sind keine Besonderheiten zu beachten. Warum? Weil dann ja regelmäßig keine (weiteren) personenbezogenen Daten aufgenommen oder verarbeitet werden.

Aber ist Ursel eine Neukundin, wie hier in unserem Beispiel, so musst Du sie gemäß Art. 13 DSGVO am Telefon darüber in Kenntnis setzen, dass ihre Daten gespeichert und verarbeitet werden.
Der telefonische Kontakt ist rechtlich gesehen nämlich nicht anders zu bewerten, wie wenn sie ihre Daten selbst in die Kundenmaske eingibt uns sich ein Kundenkonto anlegt.

Also informiere Dich am Telefon kurz über die Nutzung der aufgenommenen Personen bezogenen Daten und verweise auf die Datenschutzhinweise in Deinem Onlineshop oder Deiner Internetseite, damit Ursel dort nachlesen kann, was mit ihren Daten passiert. So ersparst Du Dir einen langatmigen Monolog am Telefon.

Wenn Du voll und ganz auf der sicheren Seite sein möchtest, kannst Du Dir im Nachgang zu ihrer Bestellung auch ein schriftliches Einverständnis einholen. Und auch wenn Du denken magst, dass das 90 % Deiner Kunden sowieso nicht lesen und zurückschicken, ist es dennoch nicht falsch auf der sicheren Seite zu sein.
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Wenn Du die Kundenmaske ausgefüllt hast, sollte sie in etwa so aussehen:

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Gib die Daten ein, die Du aufgenommen hast. Denk daran ihr eine Kundengruppe zuzuweisen und den Online Shop auszuwählen. 

Du kannst ihr auch ein Passwort erstellen und im Nachgang zukommen lassen, damit sich Ursel bei ihrer nächsten Bestellung einfach einloggen kann.

Damit sie den Zugang auch nutzen kann, solltest Du das Konto auch auf "Aktiv" setzen.

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"Firmendaten" haben wir hier einmal frei gelassen, da die Ursel ja eine Privatkundin ist.

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Ursel hat sich für Zahlungsart "Vorkasse" entschieden, also wählen wir diese auch einmal aus.

Falls Du das möchtest, kannst Du in den Kommentar noch wichtige Informationen eintragen, wie z. B. dass Du die Kundendaten von Ursel manuell aufgenommen hast, da die Kundin telefonisch bestellt hat.

Wenn Du alle Daten eingegeben hast, kannst Du auf "Speichern" klicken. Unten links sollte dann eine kleine Erfolgsmeldung erscheinen, in der auch die Kundennummer von Ursel angezeigt wird.

Ist die Kundin erfolgreich angelegt, können wir die Bestellung anlegen.

Schritt 2: Die Shopware Shop Bestellung anlegen

Wir gehen nun nochmal den uns bekannten Weg: Registerkarte "Kunden" --> und direkt wieder auf "Kunden". Erneut erscheint die Kundenübersicht und unsere Ursel steht ganz oben. 

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Wir klicken auf den kleinen Bleistift rechts und öffnen so ihre Kundenkartei.

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Tadaa! Da ist die Ursel.

Um nun ihre Bestellung aufnehmen zu können, klicken wir rechts auf den Button im weißen Feld "Bestellung durchführen".

Nicht erschrecken, denn nun öffnet sich Dein Online Shop :-)

(Man könnte meinen, dass man die Bestellung einfach unter "Kunden" --> "Bestellungen" hinzufügen kann, aber den Button dazu gibt es nicht im Backend)

So, nun bist Du in Deinem Online Shop, angemeldet als Ursel Müller. Du kannst nun, da Du in Ursels Namen unterwegs bist, den von ihr gewünschten Artikel bestellen. Dazu führst Du nun eine ganz normale Bestellung in Deinem Shop aus. Artikel raussuchen, in den Warenkorb legen und ab zur Kasse.

Im Checkout solltest Du noch einmal die Angaben, wie Rechnungs- und Lieferanschrift kontrollieren. 

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Da wir Ursels bevorzugte Zahlungsart (Vorkasse) schon im vorne herein aufgenommen haben, taucht diese auch schon im Checkout auf.

Das Einzige, was Du nun nur noch machen musst, ist die Bestellung abzuschließen :-)

Ob nun alles geklappt hat, kannst Du prüfen, in dem Du Dich wieder ins Backend bewegst und unter "Kunden" --> "Bestellungen" die eingegangene Bestellung prüfst.

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Und wie Du hier unschwer erkennen kannst, hat mit Ursels Bestellung alles geklappt :-)

Nun kannst Du auf Ursels Überweisung und Deinen Zahlungseingang warten und die Bestellung so weiter bearbeiten, wie andere Online Shop Bestellungen auch.

Wie Du siehst, ist das Ganze gar nicht so schwer und Du bist gewappnet für die nächste Telefonbestellung.

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3 Kommentare

  • Vielen Dank für den Artikel, Claudia! Sehr interessant!

    Da ich momentan keinen Test-Shop habe und nicht gerne im echten rumexperimentieren möchte, eine kleine Frage: Du schreibst "Du kannst ihr auch ein Passwort erstellen..." - Kann ich oder "muss" ich?

    Ich denke, wenn jemand telefonisch bestellt, wird es in den meisten Fällen aus dem Grund sein, weil er sich mit dem Internet nicht so auskennt, daher wird er das auch bei künftigen Bestellungen so machen. Bestes Beispiel wäre meine Mutter. Sie bestellt bei Otto auch immer telefonisch, obwohl sie ein Notebook hat...

    Und ein weiterer Punkt: das alles geht nur bei Vorkasse oder Rechnung. Bei PayPal oder ähnlichem wird das vermutlich so nicht gehen...
  • Hey Alex,

    vielen Dank für Deinen netten Kommentar :-) Es freut mich, dass Dir der Beitrag gefällt.

    Um Deine Fragen einmal zu beantworten: Du musst ein Passwort erstellen, weil Du beim Anlegen des Kunden auch automatisch einen Account für diesen anlegst. Deswegen ist es wichtig, dass Du auch am Telefon die E-Mail-Adresse Deines Kunden mit aufnimmst.
    Wenn Dein Kunde, wie Du in Deinem Beispiel nanntest, sich mit dem Internet nicht auskennt und keine E-Mail-Adresse hat, hier ein kleiner Tipp: Dieses kleine Hindernis kannst Du überwinden, indem Du zum Anlegen des Kunden eine interne E-Mail-Adresse nutzt. Vielleicht extra eine, die für solche Fälle angelegt wird?

    Zu Deiner Frage bzgl. der Zahlungsart: Hier ist zu beachten, Zahlungsarten zu verwenden, die der Kunde schlussendlich auch über diese Variante der Bestellung nutzen kann. SEPA, Vorkasse, Rechnung kann der Kunde unabhängig davon nutzen, ob er einen Account hat oder nicht. Kreditkarte kannst Du ebenfalls anbieten, da Du den Betrag über den Zahlungsanbieter, den Du hierfür nutzt, manuell von der Kreditkarte einziehen kannst. Beachte hierbei jedoch, die kompletten Zahlungsdaten (KreKa: Kreditkartennummer, Gültigkeit und Prüfziffer / SEPA: SEPA-Mandat, IBAN, Kontoinhaber) zu notieren.

    Ich hoffe, ich konnte Dir weiterhelfen :-)

    Einen schönen 3. Advent und

    herzliche Grüße
    Claudia Wergin
  • Hier kann man viele Infos finden und alles was das Herz begehrt. Vielen Dank dafür! Es freut mich dass ich auf diesen Blog gestoßen bin!

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